Lisez «Manager pour apprendre» avec le A3 de John Shook !

Oui, c’est une injonction ! Ce livre Manager pour apprendre — Utiliser la pratique managériale du A3 pour résoudre les problèmes, obtenir le consensus, développer et accompagner son équipe est tout sauf une banalité dans la littérature du Lean. Comme l’écrit Michael Ballé dans la préface à l’édition française « Une fois qu’on maîtrise les techniques présentées dans cet ouvrage, on découvre que nul n’est besoin d’autorité pour prendre la responsabilité du changement, embarquer les autres, obtenir les décisions nécessaires et faire avancer les choses dans le sens que l’on souhaite. » Lisez Manager pour apprendre avec le A3 de John Shook !

Manager pour apprendre est la version française de Managing to learn : using the A3 management process to solve problems, gain agreement, mentor and lead publié en 2008 et écrit par John Shook. Embauché en 1983 chez Toyota au Japon (où il est resté pendant onze ans), il a notamment accompagné le transfert du système de management lean de Toyota à travers le monde comme il l’a fait au sein de la co-entreprise NUMMI avec General Motors en 1984. Une personne-clé dans la transmission du savoir de Toyota vers les occidentaux.

Selon moi, ce must have est un double-livre : apprendre à pratiquer la technique du A3 ET apprendre à développer et accompagner ses équipes. Malheureusement, nombreuses sont les personnes ayant lu la version anglaise qui ne retiennent, et encore, que la pratique du A3.

L’objectif est d’ancrer dans l’organisation des habitudes, des pratiques et des mentalités qui encouragent les gens et leur apprennent à réfléchir, et à leur permettre de prendre des initiatives. Le système repose sur la mise en place d’opportunités structurées permettant aux individus d’apprendre de la manière qui leur est la plus naturelle : par l’expérience, en tirant les leçons de leurs erreurs et par des essais et des erreurs basés sur des plans. »

_{Source : Manager pour apprendre, Traduction française François Lopez, L’Harmattan, 2022}

La technique du A3 pour la résolution de problème

Nous rappelons ici que le A3 n’est pas un outil parmi d’autres dans une boîte à outils. Le A3 est un outil AVEC son système de management dans un système plus large qu’est le Toyota Production System. Utilisé seul, le A3 ne saurait résumer l’ensemble du système de gestion de Toyota.

Ce livre est construit autour d’une histoire de résolution de problème : la traduction des documents provenant de l’usine mère au Japon dans le cadre de l’extension d’Acme Manufacturing. Il présente les échanges entre 2 protagonistes : Desi Porter, manager junior, et Ken Anderson, le manager de Porter.

Nous voyons au fil des pages l’évolution du A3 dont Porter a la charge. Nous y apprenons comment

• comprendre le problème et bien le définir ;
• se servir du Gemba pour collecter de la donnée (la fameuse Data mise en exergue depuis ce début du XXI^e siècle, mais utilisée depuis bien longtemps chez Toyota et dans les principes de la qualité totale) ;
• définir les objectifs ;
• décomposer le problème et accéder à la cause racine ;
• identifier et évaluer les contre-mesures ;
• …

Une façon de décrire l’A3 est de le qualifier de “récit standardisé”, ce qui fait référence à la capacité du A3 à exprimer à la fois les faits et le sens dans un format communément compris. […] Une histoire est bien plus qu’un simple recueil de données pour démontrer une thèse. Elle donne vie aux faits et à la réalité intégrale de la situation afin que le lecteur puisse comprendre et débattre de sa véritable nature. »

_{Source : Manager pour apprendre, Traduction française François Lopez, L’Harmattan, 2022}

Chez Toyota, on part du principe qu’il y aura des problèmes et que rien ne se passera comme prévu. C’est pourquoi les managers de Toyota sont connus pour dire : « Pas de problème est un problème. »

C’est une conception que peu de personnes ont chez nous. Quand un Gantt ou un planning est établi, il est considéré comme la seule vérité, comme si nous étions en capacité de contraindre l’avenir. Lire L’avenir, tu n’as point à le prévoir mais à le permettre.

C’est le travail de tous les managers — et aussi de tous les employés — de voir et de répondre aux problèmes qui sont là, les problèmes que nous savons devoir être là. En réussissant à incorporer le A3 dans les activités de l’équipe, les entreprises n’apprendront pas seulement à ne plus éviter les problèmes, elles commenceront à reconnaître les problèmes comme de puissantes opportunités d’apprentissage et d’amélioration. »

_{Source : Manager pour apprendre, Traduction française François Lopez, L’Harmattan, 2022}

Un point de précision sur la notion de contre-mesure utilisée par Toyota plutôt que solution : la formulation tient compte du fait que même les solutions évidentes créent inévitablement de nouveaux problèmes. Elles ne sont que des réponses temporaires à des problèmes spécifiques qui seront valables jusqu’à ce qu’une meilleure approche soit trouvée ou que les conditions changent.

Développer et accompagner ses équipes

Nous écrivions plus haut que le A3 est un outil AVEC son système de management. Le livre Manager pour apprendre avec le A3 donne les clés de ce management. Nous pouvons suivre les réflexions de Sanderson (manager de Porter) suite à la lecture des différentes versions du A3 de Porter.

Nous découvrons le questionnement de Sanderson pour faire réfléchir plus avant Porter, mais également comment il l’amène à s’approprier finement le sujet, à pratiquer le Gemba pour capturer des informations précises et le Nemawashi (recherche du consensus qui consiste à aligner l’organisation sur des sujets particuliers)…

Sanderson sait que Porter deviendra la référence d’Acme sur le problème de la traduction de documents. C’est pourquoi il accompagne Porter pour que son A3 reflète les faits qu’il a découverts plutôt que la solution qu’il a imaginée. Faire réussir Porter sur son A3, c’est permettre le partage de différentes approches factuelles du problème pour que tous lecteurs du A3 apprennent ce que Porter a appris.

La démarche de John Shook est d’amener les managers à comprendre que le A3 est certes un outil de résolution de problème, mais surtout un mode de pensée pour coacher et enseigner, pour attribuer clairement les responsabilités, favoriser l’appropriation et la responsabilisation, pour obtenir de bons plans de leurs subordonnés et pour mentorer leurs employés.

Dans les entreprises qui s’engagent sur le chemin du lean, les individus à tous les niveaux peuvent utiliser les A3 pour proposer des projets, prendre des initiatives, montrer leur implication, vendre des idées, parvenir au consensus et apprendre. »

_{Source : Manager pour apprendre, Traduction française François Lopez, L’Harmattan, 2022}

Développer et accompagner ses équipes, c’est les aider à bâtir leurs décisions en juste-à-temps : Dans les entreprises qui appuient leur réflexion sur le A3, les managers de tous les niveaux prennent la bonne décision exactement au moment opportun. Choisir une solution trop tôt peut facilement verrouiller le mauvais choix.

En centrant le débat sur les faits connus, en impliquant la bonne participation par le dialogue, et en permettant de ne faire le choix que lorsque toutes les options ont été évaluées par les acteurs clés, la réflexion A3 déclenche la prise de décision au bon moment. Le A3 aide le manager à empêcher les gens de prendre des décisions trop vite.

Nous n’oublierons pas que développer et accompagner ses équipes entre dans les principes de respect des personnes, comme nous le rappelle Fujio Cho (ancien PDG de Toyota) dans son discours de 1997 :

Nous voulons non seulement faire preuve de respect envers nos collaborateurs, comme à quiconque nous rencontrons dans la vie, mais nous voulons également respecter leur humanité, ce qui fait de nous des êtres humains, c’est-à-dire notre capacité à penser et à ressentir — nous devons respecter cette humanité dans la manière dont nous concevons le travail, afin que le travail permette à leurs capacités humaines de s’épanouir. »

_{Source : Manager pour apprendre, Traduction française François Lopez, L’Harmattan, 2022}

Une transformation personnelle profonde

Ce livre Manager pour apprendre avec le A3, quand on le pratique au lieu de juste le lire, amène à une transformation personnelle durable. Une transformation personnelle sur la compréhension des problèmes et comment les résoudre avec une rigueur proche d’une démarche scientifique, mais surtout une transformation de votre posture de leader Lean qui vous aidera à atteindre le principal objectif d’un manager Lean : créer les conditions pour faire réussir ses équipes au quotidien !

Lisez Manager pour apprendre avec le A3 ! Mais n’oubliez pas de le vivre !